2.9. 거래(단순 거래와 분할 거래, 대사) - 개념 설명과 자습서 번역

https://www.gnucash.org/viewdoc.phtml?rev=3&lang=C&doc=guide 를 번역하며 그누 캐시를 스터디하고 있습니다.

 

2.9.3. 단순 거래와 분할 거래

그누 캐시에서 각 거래는 최소한 두 개의 분할을 갖지만 두 개 이상의 분할을 가질 수도 있습니다. 단 두 개의 분할만을 가진 거래는 현재 계정과 다른 대상 계정만이 연관되기 때문에 이런 거래를 단순 거래라 합니다. 3개 이상의 분할을 가진 거래는 분할 거래라 합니다.

등록기가 기본 원장 모드 일 때는 현재 계정과 연관되는 분할들의 요약이 표시됩니다. 단순 거래라면 대체 열에 자금이 대체될 다른 계정을 표시하고 분할 거래라면 대체 열에 '-- 분할 거래 --'를 표시합니다. 이때 분할 거래를 선택한 상태에서 툴바의 [분할] 버튼을 클릭하면 개별 분할 들을 볼 수 있습니다.

분할 거래의 경우 거래의 첫 라인은 거래 라인으로 날짜와 번호(수표번호 등), 상세 설명, 현재 계정과 연관된 금액 합계, 잔액을 표시합니다. 확장 뷰의 대체 열은 열 제목과 함께 표시가 없어지고 자세한 내용은 거래를 구성하는 각 분할에서 확인해야 합니다. 

※ 주의

계정 등록기는 현재 계정이 있는 분할을 가진 거래들을 표시합니다. 특정 거래에 하나 이상의 분할이 해당 계정과 연관되어 있다면 기본 원장 모드와 원장 자동 분할 모드에서는 해당 계정과 연관된 분할을 기준으로 각 분할마다 해당 거래를 모두 표시합니다. 그렇지만 거래 일지 모드에서는 이런 거래는 여러 분할에 연관되어 있더라도 거래는 한 번만 표시합니다. 

거래 라인 아래 부분은 분할 라인들로 회색으로 구분 표시됩니다. 특정 분할 라인을 선택하면 등록기의 열 제목들은 분할 관련 내용으로 바뀝니다:

 

위의 그림은 분할을 선택했을 때의 열 제목의 변화를 보여 줍니다.

각 분할은 직접 입력하거나 목록에서 선택할 수 있는 작업 또는 분할 유형 항목과 함께 분할을 설명하는 메모 항목을 가집니다. 각 분할은 한 계정과 연관되며 앞서 설명한 계정 입력 방식을 사용할 수 있습니다. R이라 표시된 열은 각 분할의 대사 여부를 표시합니다. 분할의 마지막 두 항목은 입금 또는 인출된 금액을 나타냅니다.

 

"2.1 회계의 기본 개념"에서 다루었듯이 각 거래의 차변 합계(좌측 열의 항목들)와 대변 합계(우측 열의 항목들)는 동일해야만 합니다. 위의 예제에서 차변 합계와 대변 합계가 일치하므로 거래는 잔액이 맞는 것입니다. 보시는 것처럼 거래 라인의 차변 금액은 결제 계좌 분할의 금액과 일치합니다. 왜 이렇게 두 번 보이는 것일까요? 거래 라인은 현재 계정에 미치는 거래 영향을 단순하게 요약하는 것이기 때문입니다. 다른 계정에서도 같은 거래가 보이는데 이 또한 해당 계정에 미치는 그 거래의 영향을 보여줍니다. 상대 계정을 나타내는 분할을 선택한 상태에서 툴바의 이동 버튼을 누르면 상대 계정의 해당 거래로 간편하게 이동할 수 있습니다.

이 예제에서는 수익:급여 계정으로 이동하면 그누 캐시가 수익:급여 계정 등록기에서 동일한 계정을 보여 주는 것을 확인할 수 있습니다:

위의 그림은 수익:급여 계정으로의 이동을 보여 줍니다.

주의할 점은 거래 라인의 합계가 결제 계좌 대신에 거래가 수익:급여 계정 미치는 영향을 요약하고 있다는 것입니다. 현재 작업하고 있는 것이 수익:급여 계정 등록기이기 때문입니다. 분할은 결제 계좌와 동일하지만 거래 라인은 수익:급여 계정의 대변을 표시합니다.

 

2.9.3.1. 단순 거래 예제

앞장에서 생성했던 계정 과목표 gcashdata_3를 열고 결제 계좌 자산 계정을 더블 클릭합니다. 그누 캐시에서는 계정들을 생성할 때 기초 잔액을 입력하는 것으로 시작하는 것이 보통입니다.

 

첫 거래 행에서 날짜를 입력하고 탭키로 상세 설명으로 이동하여 설명을 입력합니다.(예, "기초 잔액") 탭으로 대체 항목으로 이동하여 자본:기초 잔액을 선택하고(자본 아래 기초 잔액 계정이 없는 경우에는 생성합니다) 입금 항목에 1,000,000을 입력하고 탭키나 엔터키로 입력을 완료한 후 엔터키를 입력하여 거래 입력을 끝냅니다. 입력이 끝나면 맨 우측 잔액에 금액이 나타납니다. 입력 후의 계정 등록기는 아래와 같은 모습입니다.

 

위의 그림은 기초 잔액 입력 후의 자산:결제계좌 계정 등록기의 모습입니다.

계정의 기초 잔액을 설정하는 것은 단순하게 두 개의 계정만 연관된 거래 예제입니다. 이 경우에는 자산:결제계좌와 자본:기초 잔액 계정에 영향을 미칩니다.

단순하게 두 개의 계정만 연관되는 또 다른 예제를 해보면 45,000원의 식료품을 구입하는 거래를 작성합니다. 결제 계좌 계정에서 인출하는 거래로 대체 계정은 비용:식료품비 입니다. 결과는 다음과 같습니다.

위의 그림은 식료품 구입 거래 등록 이후의 자산:결제계좌 계정 등록기의 모습입니다.

2.9.3.2. 분할 거래 예제

한 거래에서 3개 이상의 분할이 필요한 경우는 거래를 대체 원본이나 대상에 걸쳐 여러 계정으로 분할할 경우에 발생합니다. 대표적인 경우가 바로 급여를 받는 경우입니다. 통상 급여를 받게 되면 원래의 급여보다 작게 되는데 세금, 퇴직 연금이나 기타 항목 때문에 차이가 발생하기 때문입니다. 사실 급여 수령 거래는 단순하게 자산:결제 계좌와 수익:급여 외에도 여러 계정이 연관됩니다.

자산:결제 계좌 계정 등록기에서 급여 분할 거래를 추가하려면 새로운 거래 라인을 선택한 상태에서 상단의 분할 버튼을 클릭합니다. 계정 등록기 보기 모드를 원장 자동 분할이나 거래 일지 모드로 설정한 경우라면 분할은 바로 보일 것입니다. 거래의 첫 라인에는 "5월 급여" 처럼 거래의 상세 설명을 입력합니다. 이 라인의 아래에 있는 분할 라인 들에 거래를 구성하는 분할들을 하나씩 입력합니다. 분할을 입력하는 방법은 먼저 계정을 선택하고 계정에 해당하는 금액을 입력하면 됩니다. 주의할 부분은 자산 계정의 금액을 좌측(차변)에 입력하면 해당 계정 잔액이 증가하지만 우측에 입력하면 잔액이 줄어듦을 기억해야 합니다(자세한 내용은 2.2.3 "거래"를 참조하세요). 탭을 누르거나 다음 분할 라인을 클릭하는 것으로 다음 분할에 대한 입력 작업을 이어 갑니다. 키보드를 이용해서 거래를 입력하는 과정의 주의할 점은 항목 간의 이동은 탭으로 이루어지지만, 엔터(Enter) 키를 누르면 거래 입력을 끝내고 다음 거래로 이동하기 때문에 분할 입력을 끝마치지 않은 경우 잔액 불일치 상태가 되므로 주의해야 합니다.

 

※ 주의
그누 캐시에서 거래를 생성할 때 각 분할을 입력하는 순서는 어떤 순서로 입력해도 됩니다. 그렇지만 거래 입력이 끝나면(거래 입력을 빠져나오거나, 엔터키를 입력하는 경우) 모든 차변 분할 들은 대변 분할 앞으로 이동할 것입니다. 

이 예제에서는 자산:결제 계좌를 선택하고 계좌에 입금된 금액을 입력합니다.(예, 2,050,000원) 다음으로는 비용:세금:소득세 200,000원, 비용:세금:사회보험료 150,000원, 비용:세금:의료보험료 100,000원을 입력하고 마지막으로 급여 총액을 수익:급여 계정으로 인출에 입력합니다.

 

최종 분할의 모습은 그림 2.11 "분할 거래 입력하기"와 같습니다. 거래 입력의 끝은 엔터키를 누르는 것임을 기억하세요. 그렇지만, 기본 원장 보기 모드에서는 엔터키로 분할 거래의 입력을 끝내면 분할들이 다시 접힌다는 것도 아셔야 합니다. 분할이 있다면 상단의 분할 버튼을 누르면 분할들을 바로 볼 수 있습니다. 자세한 내용은 2.9.2.1, "계정 등록기의 기능들"을 살펴보세요.

 

그림 2.11 분할 거래 입력하기

 

2.9.4. 대사

일단 그누 캐시에 거래를 입력했다면 거래의 내용이 금융 기관의 기록과 일치하는지 검증하는 것이 중요한데 이 검증 과정을 대사라 합니다. 이 대사 과정은 입력 자료가 정확한지 여부를 결정하는 핵심 요소입니다. 모든 거래에 필요한 절차이지만 가장 일반적인 방법은 은행의 입출금 내역서와 비교하는 것입니다.

그누 캐시는 각 거래의 대사 상태를 관리합니다. 거래의 대사 상태는 계정 등록기에서 R로 표시되는 대사 열에 표시됩니다. y는 대사가 되었음을 나타내고, n은 미대사 상태입니다. c는 대사 되지 않았지만 정리된 것을 의미합니다. 어떤 분할을 정리한 것으로 표시했다면 이는 어떤 종류의 확인을 받았다는 것을 나타냅니다.(예, 식당에서 신용카드로 지불하고 영수증을 받은 경우) 대사 열인 R 항목을 클릭하면 n을 c로, c를 n으로 변경할 수 있으며, 2.9.4.1 "대사 창"을 통해서 y로 변경할 수도 있습니다. 

계정 등록기의 하단에는 두 가지의 운영 잔액(정리 및 대사 한 잔액)과 잔액 합계가 있는데 운영 잔액은 은행의 계좌 상태와 일치해야 하는 것이고, 잔액 합계는 아직 처리되지 않은 거래들을 포함하는 것입니다.

예를 들어, 어떤 지불이 발생하면 그누 캐시에 거래로 입력합니다. 최초의 대사 상태는 미대사로 해당 거래의 R열은 n으로 표시됩니다. 나중에 영수증 등으로 지불을 확인할 수 있으면 거래의 R항목을 클릭하여 대상 상태를 정리함(c)로 변경합니다. 상태를 바꾸면 바로 하단의 정리함에 해당 금액이 반영됩니다. 은행 계좌의 입출금 내역과 비교하여 해당 지불 내역이 확인되거나 신용카드 명세서로 확인되면 대사 창을 띄워 대사 상태를 대사함(y)으로 변경합니다.

※ 주의
계정 등록기에서 직접 특정 거래를 대사함으로 변경할 수 없고, 반드시 대사 창을 이용해야 합니다. 그리고, 일단 거래가 대사 완료 상태로 설정되면 다음 대사의 시작 잔액을 깨지 않는 한 쉽게 거래를 변경할 수 없습니다.

 

※ 경고
대사 작업은 특정 일자 기준으로 이루어짐을 이해하는 것이 중요합니다. 특정 계정을 지정 일자로 대사 하게 되면 해당 일자 이전의 모든 거래를 대사 하는 것이기 때문입니다. 그래서, 만약 최종 대사일 이전의 거래를 변경하거나 추가하게 되면 대사 잔액은 무효로 처리되게 됩니다.

 

2.9.4.1. 대사 창

대사 창은 그누 캐시 계정과 은행을 비롯한 금융 기관의 입출금 내역과 대사 하기 위한 용도로 사용됩니다. 대사는 그누 캐시에서 작성한 기록과 은행 기록 간의 이중 검사에도 유용하지만 아직 현금화되지 않은 수표와 같은 미완료 거래들을 관리하는 데도 유용합니다.

대사 창을 사용하려면 계정 트리에서 특정 계정을 선택하고 작업 → 대사 메뉴를 선택합니다. 아래와 같이 대사 정보를 입력할 수 있는 창이 나올 것입니다.

 

 대사 시작 창

대사 시작 창에서 몇 가지 대사 정보를 입력해야 합니다. 

- 명세서 일자 
대사를 수행하려는 기준 일자.
※ 팁
항목 우측의 화살표를 클릭하면 

- 시작 잔액
직전 대사 당시의 잔액을 표시하는 것으로 편집할 수 없는 항목입니다. 입출금 내역의 시작 잔액과 일치해야만 합니다.
※ 경고
종종 시작 잔액이 입출금 내역과 일치하지 않는 경우가 있는데, 원인은 대사를 처음 수행하거나, 이전에 대사 한 거래를 삭제 혹은 미대사 상태로 전환했기 때문입니다.
※ 주의
계정에 대하여 대사를 처음 하는 경우 시작 잔액은 0.00 일 것입니다. 아마도 해당 계정의 기초 잔액이 아닐 것입니다. 특정 계정에 대하여 대사를 진행할 때 계정의 기초 잔액이 대사에 포함됨을 기억합니다.
※ 팁
직전에 대사 한 거래를 잘못해서 미대사 상태로 처리한 경우에는 현재를 기준으로 거래를 다시 대사 처리하면 됩니다.

직전에 대사 한 거래를 잘못해서 삭제한 경우는 처리가 조금 복잡해집니다; 만약 어떤 거래가 삭제되었는지 모른다면 더미(Dummy) 거래를 생성해야만 대사를 끝낼 수 있을 것입니다. 이런 경우 개인적인 회계 처리라면 문제가 될 것이 없지만 기업이나 조직의 회계라면 감사에게 적절한 설명을 해야만 할 것입니다.

- 마감 잔액
이 항목에는 기준 일자의 마감 잔액을 입력해야만 합니다.
※ 주의
그누 캐시는 계정 등록기 하단에 있는 현재 잔액을 이 항목에 자동 입력합니다.

- 하위 계정 포함 
현재 선택한 계정에 속한 하위 계정까지 대사에 포함시킬 경우 체크합니다. 다만, 모든 하위 계정들은 현재 계정과 동일한 재화여야 합니다. 

- 이자 지급 입력
이 버튼을 클릭하면 대사 하는 계정에 대한 이자 거래를 입력할 수 있는 창을 엽니다.
※ 팁
이자 지급 창은 은행, 신용카드, 뮤추얼펀드, 자산, 매출 채권, 매입 채무, 부채 유형의 계정의 대사를 시작할 때는 자동으로 열립니다. 만약 이런 동작을 원치 않는다면 편집>기본 설정 메뉴를 선택하고 등록 탭에서 이자 자동 대체 옵션을 해제하면 됩니다. 다른 방법으로는, 선택한 계정에 대해서만 이 동작을 막으려면 이자 지급 창에서 "이 계정에 대한 자동 이자 지급 없음" 버튼을 누르면 됩니다. 

 

그다음에 [확인] 버튼을 누르면 거래 목록 대사 창이 나옵니다:

대사 창의 거래 목록.

 

입금과 출금으로 불리는 두 개의 패널에는 대사 하려는 계정에 속한 미대사 거래 목록들이 모두 출력됩니다. R 열은 거래의 대사 여부를 표시합니다.

 

이제 은행 계좌의 입출금 내역과 대사 창의 내역의 일치 여부를 확인합니다.

만약 거래를 찾을 수 없다면 아마도 거래 입력을 하지 않았거나, 거래가 있었는 지를 몰랐던 것입니다. 이런 경우에는 툴바의 열기 버튼을 누르거나 계정 → 계정 열기 메뉴를 선택하여 계정 등록기에서 놓친 거래를 입력할 수 있습니다. 계정 등록기에서 새로운 거래를 입력하고 엔터키를 누르면 대사 창에서도 해당 항목이 보일 것입니다 

대상 창에서 특정 항목을 찾을 때는 입출금 내역의 금액과 대사 창의 금액을 비교합니다. 만약 일치하지 않는다면 그누 캐시에서 거래를 입력하는 과정에 오류가 있는 것입니다. 이런 경우 거래를 선택하고 툴바의 편집을 누르거나, 거래 → 편집 메뉴를 선택하여 계정 등록기에서 해당 거래를 수정합니다. 

대사 창의 특정 항목이 금액이 맞으면 R 열의 체크 박스를 체크합니다. 그러면 그누 캐시는 우측 하단의 요약 정보를 자동으로 갱신할 것입니다. 

※ 팁
입금 및 출금 패널 간의 이동은 탭 키로 상호 이동할 수 있습니다. 항목 간의 이동은 위/아래 방향키로 가능하며 공백 키로 대사 여부를 체크/언체크 할 수 있습니다.

이 과정은 다른 항목에 대해서도 수행하여 그누 캐시에 입력한 금액을 검증하고 거래를 대사 한 것으로 표시합니다.
※ 팁
입금 및 출금 패널에서 Ctrl-A 단축키를 누르면 해당 패널의 모든 거래를 선택할 수 있는데, 이 상태에서 공백 키를 누르면 전체의 대사 상태를 체크/언체크 할 수 있습니다.  

 

대사 창 하단에는 차이라는 항목이 있는데 대사가 끝나면 이 항목의 값이 0.00이 되어야 합니다. 만약 0.00이 아니라면 특정 거래를 빠트렸거나 그누 캐시에서 금액을 잘못한 것입니다.

 

※ 주의 
어떤 상황에서는 계정의 대사 여부 결정이 어렵거나 불가능할 수 도 있습니다. 그누 캐시의 내용과 입출금 내역의 불일치를 조정할 수 없는 경우에는 툴바의 잔액 버튼을 누르면 대사 할 수 없는 금액에 대해서 자동적으로 잔액이 맞도록 임의 잔액 항목을 추가해 줍니다.

그누 캐시는 차이 금액만큼을 고아-XXX(XXX는 사용하는 통화를 의미)라는 특별 계정을 이용해서 잔액이 맞도록 거래 항목을 추가합니다. 대사 창으로 다시 이동하면 이 항목을 이용해서 대사를 끝낼 수 있습니다.

 

모든 항목에 대하여 대사 여부를 체크하여 차이가 0.00이 되면 툴바의 종료 버튼을 누르거나 대사 → 종료 메뉴를 선택합니다. 그러면 계정 등록기에서 대사 한 거래는 R 항목이 y로 바뀔 것입니다.

 

이 경우 우리는 아직 입출금 내역을 확인하지 못해서 단순히 연기 버튼을 누릅니다. 이렇게 하면 나중에 이 작업을 계속할 수 있습니다. 이렇게 하면 거래들의 R 항목은 정리됨(c)으로 표시됩니다. 아직 대사 하지는 않았지만 거래에 대한 검증을 수행했기 때문에 정리함으로 표시하는 것입니다. 계정 등록기 하단의 상태 줄을 보면 대사함 및 정리함 금액이 변화되는 것을 확인할 수 있을 것입니다.

 

대사를 연기한 이후의 결제 계좌의 모습.